特別養護老人ホームでは2年おきぐらいに実地指導が行われていましたが、この実地指導の日は全職員がストレスを抱えていました。
実地指導とは
実地指導はサービスの質の向上を目的に行われます。実地指導で必要な書類や記録、やるべきことが行われていないと改善を求められたり、保険給付の返金を求められるとこもあります。
毎回、実地指導後はもう機能訓練指導員なんて辞めてやるって思っていました。
実地指導の日は緊張で食事が喉をとおりませんでした。
施設中の職員が数日前から監査に提出する書類をそろえたり、各部署の整理整頓を行い準備が大忙しでした。
いよいよ、実地指導当日。
担当者からが個別機能訓練計画書をチェックしながら質問攻め・・・。
実地指導を経験するたびに無事に実地指導を乗り越えるコツをつかむことができ、機能訓練に関する加算では返金を求められたことはありません。
個別機能訓練加算の返金に関する記事は次の記事を参考にしてください。
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機能訓練指導員が注意しないといけない個別機能訓練加算の返金について
実施指導で機能訓練加算に関する書類をチェックされ、個別機能訓練加算をとっている期間と実施期間が記入されている機能訓練実施計画書が揃っていないと返金のペナルティが課されることもあります。
４回の実地指導を無事？クリアした私が実地指導に必要な書類についてお伝えします。
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目次
実地指導で提出する必要がある書類関係
機能訓練指導員が実地指導で提出しないといけない書類＆準備しておいた方がいい記録物についてお伝えします。
実地指導で提出しないといけない書類
① 個別機能訓練実施計画書
個別機能訓練実施計画には他職種で共同して作成してます的な意味を持たせるために、下記のように印鑑を押してもらう欄を書類の一番上に設けていたので、共同で作成しているというのは問われませんでした。
| 施設長 | 部長 | 事務長 | 介護長 | 医務室 | ケアマネ | 介護 |
| 印 | 印 | 印 | 印 | 印 | 印 | 印 |
計画書の一番下にサインをしてもらった日付を書いてもらう欄がありますが、この日付は計画書の実施期間以前の日付であるかを必ずチェックされます。
遠方でご家族があまり来園されない場合は計画書と返信用の封書を同封して郵送しました。
（返信用の封書が同封していると返信が早かったです。）
② 他職種で共同して機能訓練を行ったことがわかる記録
書類関係の中で、一番苦労したのが介護士さん達が日々のケアの中で生活リハビリとして実施してもらっていることをがわかる記録です。
何度も記録の必要性を説明し、ようやく記録を書いてもらえるようになったのですが、介護士さんによっては記録の内容が不十分でした。
そこで、ケアプランの中の機能訓練に関する項目に沿って記録してもらいたいことを具体的に表にまとめ、項目の内容についての記録を残してもらうように指導しました。
⇩こんな感じで介護士さん達に利用者さんごとに生活リハビリで取り組んでほしいこと＆記録に残してほしいことをまとめた表を作成しました。
| A川O子さま |
毎食後の口腔ケアの様子、トイレ介助時の立ち上がり・立位保持の様子、居室から食堂までの車椅子自走の様子、レクリエーション・口腔体操参加時の様子など |
| D田U助さま | 車椅子乗車時の姿勢保持の様子、体位交換時にベット上にて股・膝関節屈伸運動左右１０回ずつ×３回、散歩時の様子など |
③ 機能訓練実施日誌
- 機能訓練実施日誌に書かれていたことは
- 出勤日の機能訓練対象（うちの特養は利用者全員でした）となる利用者さんの総数
- 利用者さんごとに機能訓練の内容実施の有無のチェック欄
- レクリエーション・口腔体操など参加の有無
- 他職種の方の印鑑を押してもらう欄
- 備考（ここに入院中とか外泊中などの情報も記入）など。
実地指導の時は機能訓練日誌の日付、利用者さんの総数があっているかまで細かくチェックされました。
準備しておいた方がいい記録物
事前に提出しなさいと言われたものではないのですが、あると助かった記録物をご紹介します。
ユニット会議の機能訓練に関することだけをまとめた記録
ユニット会議には部長、医務、栄養士、ケアマネ、介護など他職種が参加していたので、会議の中で話し合った機能訓練に関する利用者さんの評価の内容のみの議事録を作成しました。
個別機能訓練実施計画は他職種で共同して作成しないといけないということになっているので、ユニット会議で意見交換をして、計画書を作成しましたという内容の記録をまとめていました。
参考
実地指導（運営指導）とはどんなものなのか、基本的な知識から事前対策、指導と監査の違いまで分かりやすく説明していますので是非ご覧ください。
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まとめ
実地指導は必要な書類さえそろっていれば余裕です。
私の後任の機能訓練指導員さんは個別機能訓練実施計画のサインをもらった日付が計画書の実施期間よりも前の日付になっていなかったため返金が発生してしまったようでした。
個別機能訓練実施計画は実施期間前に利用者さんやご家族にこのような計画でよろしいでしょうか？と承諾を得てからの実施となるので、サインをもらう日付は気を付けてください。
介護の現場は記録がないと、きちんと機能訓練をやっていてもやってないとみなされます。
他職種連携で利用者の機能訓練に取り組んでいると実地指導で評価されるように日々の記録・個別機能訓練計画書の作成に取り組んでください。
今回は特別養護老人ホームの実地指導に必要な書類についてお伝えしました。機能訓練指導員の仕事は病院の看護師と違い医療的ケアがなく、利用者さんの生活に寄り添うことができます。
以下の記事では機能訓練指導員について詳しく紹介しているので、こちらの記事も併せて読んでみてください。
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機能訓練指導員って何？看護師でもなれるの？
機能訓練指導員とは、通所介護事業所等において「日常生活を営むのに必要な機能の減退を防止するための訓練を行う能力を有する者」を指します。主な仕事内容は利用者の心や身体の状態に合わせた機能訓練のプランを立てて実施することです。
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最後まで読んでくださりありがとうございました。
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