特養 実地指導がやってきた① 提出した書類関係

機能訓練指導員

 

8年間特別養護老人ホームで機能訓練指導員として勤務してきた中で、一番憂うつだったのは実地指導でした。

実地指導とは

サービスの質の向上を目的に行われます。実地指導で必要な書類や記録、やるべきことが行われていないと改善を求められたり、保険給付の返金を求められるとこもあります。

大体2年おきにあった実地指導の日はいつも食事が喉を通らないくらい緊張していました。

初めての実地指導は入職してわずか三か月後。

 

施設中の職員が数日前から慌ただしく監査に提出する書類をそろえたり、

各部署の整理整頓。

 

いよいよ、実地指導当日。

担当者からの質問攻め・・・。

 

初めての実地指導は「もう、機能訓練指導員辞めたい。」と思うぐらいのダメージが・・・。

しかし、実地指導を乗り切るにはいくつかのコツがあります。

4回の実地指導を無事?クリアしたコツをご紹介します。

 

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実地指導で提出する書類関係

機能訓練指導員が実地指導で提出しないといけない書類&準備しておいた方がいい記録物とは?

実地指導で提出しないといけない書類

個別機能訓練実施計画書

個別機能訓練実施計画には他職種で共同して作成してます的な意味を持たせるために、

施設長 部長 事務長 介護長 医務室 ケアマネ 介護

という感じで印鑑を押してもらう欄を書類の一番上に設けていたので、共同で作成しているというのは問われませんでした。

計画書の一番下にサインをしてもらった日付を書いてもらう欄がありますが、この日付は計画書の実施期間以前の日付であるかを必ずチェックされます。

遠方でご家族があまり来園されない場合は計画書と返信用の封書を同封して郵送しました。(返信用の封書が同封していると返信が早い。)

他職種で共同して機能訓練を行ったことがわかる記録

介護士さん達が日々のケアの中で生活リハビリとして実施してもらっていることをがわかる記録。

以前は介護士さん達が実施した生活リハビリやレクリエーションの内容や時間を記録してもらう用紙を作成したのですが、記録がしてもらえなくて・・・・。

PCに日々の記録を入力してもらう際に機能訓練に関する記録だけは後から絞り込んでプリントアウトできるようにカテゴリー分けしてもらいました。

介護士さんによっては記録の内容が不十分なことがあったので、ケアプランの中の機能訓練に関する項目に沿って、記録してもらいたいことを表にまとめ、項目の内容についての記録を残してもらうように指導しました。

こんな感じ👇

A川O子さま

毎食後の口腔ケアの様子、トイレ介助時の立ち上がり・立位保持の様子、居室から食堂までの車椅子自走の様子、レクリエーション・口腔体操参加時の様子など

D田U助さま 車椅子乗車時の姿勢保持の様子、体位交換時にベット上にて股・膝関節屈伸運動左右10回ずつ×3回、散歩時の様子など

機能訓練実施日誌

  • 機能訓練実施日誌に書かれていたことは
  • 出勤日の機能訓練対象(うちの特養は利用者全員でした)となる利用者さんの総数
  • 利用者さんごとに機能訓練の内容実施の有無のチェック欄
  • レクリエーション・口腔体操など参加の有無
  • 他職種の方の印鑑を押してもらう欄
  • 備考(ここに入院中とか外泊中などの情報も記入)など。

実地指導の時は日付、利用者さんの総数があっているかチェックされていました。

準備しておいた方がいい記録物

事前に提出しなさいと言われたものではないのですが、あると助かった記録物をご紹介します。

ユニット会議の機能訓練に関することだけをまとめた記録

ユニット会議には部長、医務、栄養士、ケアマネ、介護など他職種が参加していたので、会議の中で話し合った機能訓練に関する利用者さんの評価の内容のみの議事録を作成しました。

個別機能訓練実施計画は他職種で共同して作成しないといけないということになっているので、ユニット会議で意見交換をして、計画書を作成しました的なことも書いていました。

まとめ

実地指導は必要な書類さえそろっていれば余裕です。

私の後任の機能訓練指導員さんは個別機能訓練実施計画のサインをもらった日付が計画書の実施期間よりも前の日付になっていなかったため返金が発生してしまったようでした。

個別機能訓練実施計画は実施期間前に利用者さんやご家族にこのような計画でよろしいでしょうか?と承諾をえてからの実施となるので、サインをもらう日付は気を付けてください。

介護の現場は記録がないと、機能訓練をやっていてもやっいていないこととみなされます。

機能訓練指導員だけが機能訓練の記録をしても、他職種で取り組んでいないと必ず指摘されるので、私は介護士さん達の機能訓練に関する記録がきちんとされているかをこまめにチェックし、記録が不十分の時は「実地指導で介護士さん達の記録も見られるのできちんと書いてください。」と伝えていました。

最後まで読んでくださりありがとうございました。

 

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